Como escolher um sistema para oficina mecânica.

Comece pela rotina, não pela lista de funções

Antes de olhar sistemas, anote o caminho do carro na sua oficina: como o cliente chega, quem faz o orçamento, como ele é aprovado, como a peça é comprada, quem executa o serviço e como o pagamento é recebido. O sistema certo acompanha esse caminho sem obrigar a equipe a trabalhar de um jeito que não é o dela.

Anote também onde o controle aperta hoje: carro esquecido no pátio, orçamento sem resposta, peça que falta, cliente que não paga. Essas dores são o critério mais útil para comparar as opções.

As funções que não podem faltar

• Clientes e veículos: cadastro com o histórico de serviços de cada carro.
• Orçamento: enviado ao cliente, de preferência pelo WhatsApp, e convertido em ordem de serviço sem redigitar.
• Ordem de serviço: serviços, peças, mecânico responsável, valores e status.
• Estoque: entrada pela nota fiscal (XML) e alerta de estoque baixo.
• Financeiro: contas a pagar e a receber, com parcelas e pagamento parcial.
• Relatórios: faturamento, margem e inadimplência, no mínimo.
• Agenda: se a oficina trabalha com horário marcado.

Perguntas para fazer na demonstração

• Funciona no navegador ou precisa instalar? Funciona no celular?
• Cada funcionário tem o próprio acesso? Dá para limitar o que o mecânico e a recepção veem?
• Como os dados que já tenho (clientes, veículos, peças) entram no sistema?
• Como é a implantação e o treinamento da equipe?
• Qual é o valor, o que está incluído e como funciona o cancelamento?
• Como é o suporte e por qual canal ele atende?
• O sistema emite nota fiscal de serviço ou se integra a um emissor? Isso importa para a sua oficina?
• Onde ficam os dados, como é feito o backup e como exporto tudo se quiser sair?

Sinais de alerta

• A demonstração é genérica e não usa nenhum exemplo da sua rotina.
• O valor total e as regras de cancelamento não ficam claros antes de assinar.
• A equipe precisa passar por muitas telas para uma tarefa simples, como abrir uma O.S.
• Ninguém mostra o sistema funcionando com casos parecidos com os seus.

Na nuvem ou instalado no computador

Sistemas que funcionam no navegador (na nuvem) dispensam instalação, abrem no computador e no celular e não dependem de uma máquina específica da oficina. Os instalados podem funcionar sem internet, mas exigem cuidado com backup e atualização em cada computador.

Para oficinas que já usam o celular e o WhatsApp no dia a dia, o navegador costuma ser o caminho mais simples.

Onde a Auttra se encaixa

A Auttra é um sistema para oficina mecânica que funciona no navegador, no computador e no celular. Ela reúne clientes, veículos, agenda, orçamentos, ordens de serviço, estoque, fornecedores e financeiro, com perfis de acesso para Proprietário, Recepção e Mecânico.

O diferencial é a tela inicial, que avisa o que precisa de atenção: O.S. parada há mais de 5 dias, conta vencida, orçamento sem resposta, estoque crítico e conta a pagar no dia seguinte.

O valor depende do tamanho da oficina e é apresentado na demonstração, junto com a implantação, o treinamento e as regras de contrato.