Como fazer ordem de serviço de oficina mecânica.

O que é a ordem de serviço

A ordem de serviço (O.S.) é o documento que registra o que a oficina vai fazer no veículo, com quais peças, por quem, em quanto tempo e por qual valor. Ela protege a oficina e o cliente: deixa claro o que foi combinado e forma o histórico do carro.

O que a O.S. precisa ter

• Cliente: nome, telefone ou WhatsApp e documento, se a oficina emite nota.
• Veículo: placa, marca, modelo, ano e quilometragem na entrada.
• Relato do cliente: o problema descrito com as palavras dele.
• Diagnóstico: o que o mecânico encontrou.
• Serviços: cada serviço com o valor da mão de obra.
• Peças: cada peça com quantidade e valor, e se é original, nova ou de outro tipo.
• Prazos: data de entrada e previsão de entrega.
• Responsável: o mecânico que vai executar o serviço.
• Valores e pagamento: total, desconto, forma e condições de pagamento.
• Garantia: o prazo e o que ela cobre.
• Autorização: a aprovação do cliente, por assinatura ou por mensagem registrada.

Passo a passo para abrir e fechar uma O.S.

1. Receba o carro e registre cliente, veículo, quilometragem e o relato do problema.
2. Faça o diagnóstico e monte o orçamento com serviços e peças.
3. Envie o orçamento ao cliente e espere a aprovação antes de começar.
4. Com a aprovação, abra a O.S. e defina o mecânico responsável e a previsão de entrega.
5. Atualize o status durante o serviço e avise o cliente se algo mudar.
6. Ao concluir, revise os itens, registre o pagamento e entregue a O.S. ao cliente.

O que diz o Código de Defesa do Consumidor

Orçamento prévio (art. 40): o prestador deve entregar orçamento com o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término. Salvo combinação diferente, ele vale por 10 dias a partir do recebimento pelo cliente e, depois de aprovado, só muda com nova concordância dele.

Peças de reposição (art. 21): no conserto, a oficina deve usar peças originais, adequadas e novas, ou que mantenham as especificações técnicas do fabricante. Para usar uma peça fora desse padrão, precisa da autorização do cliente.

Prazo para reclamar (art. 26): em serviços em bens duráveis, como o conserto de um carro, o cliente tem 90 dias para reclamar de defeitos aparentes, contados do término do serviço. Uma garantia maior oferecida pela oficina deve ser dada por escrito (art. 50).

Este guia resume regras gerais. Em casos específicos, consulte um advogado ou o Procon do seu estado.

Erros comuns

• Começar o serviço sem a aprovação do cliente registrada.
• Não anotar a quilometragem e o estado do carro na entrada.
• Juntar peças e mão de obra num valor só, sem discriminar.
• Deixar a O.S. aberta depois de entregar o carro e esquecer a cobrança.
• Guardar a O.S. só no papel, sem o histórico do veículo.

No papel, na planilha ou no sistema

Papel e planilha funcionam no começo, mas não avisam nada: o carro parado, o orçamento sem resposta e a cobrança esquecida continuam dependendo da memória de alguém.

Num sistema como a Auttra, a ordem de serviço nasce do orçamento aprovado, sai em PDF, tem status e mecânico responsável, avisa quando está parada há mais de 5 dias e gera a cobrança ao ser concluída.